WHISTLEBLOWING FAQ

Cos'è il Whistleblowing e chi è un Whistleblower?

Il Whistleblower è il soggetto che individua un illecito o un'irregolarità sul luogo di lavoro, durante lo svolgimento delle proprie mansioni, e decide di segnalarlo all’Organismo di Vigilanza (anche “OdV") o ad un'autorità che possa agire efficacemente al riguardo. Il Whistleblower svolge un ruolo di interesse pubblico, in quanto dà conoscenza, se possibile tempestiva, alla comunità o all'ente di appartenenza, di problemi o pericoli legati agli illeciti segnalati. Il Whistleblowing consiste nelle attività di regolamentazione delle procedure atte a proteggere e tutelare l'anonimato dei segnalatori ed incentivare la segnalazione degli illeciti.

Come sono regolamentate in Italia le segnalazioni?

Il Whistleblowing è stato introdotto nel settore privato per mezzo della L. 179/2017 la quale era intervenuta sull’art. 6 del D. Lgs. 231/2001, aggiungendo i commi 2-bis, 2-ter e 2-quater.

Da ultimo, con il recente D. Lgs. 10 marzo 2023, n. 24 il Legislatore ha dato attuazione alla Direttiva (UE) 2019/1937, concernente la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle normative nazionali (c.d. Whistleblowing).

Il 30 maggio 2023, l’ANAC ha approvato lo schema di “Linee guida in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne”.

Settore Privato, qual è il ruolo dell'OdV nel Whistleblowing?

Soffermando l'attenzione al solo settore privato, la 30 novembre 2017, n. 179 ha previsto l'integrazione dell'art. 6 del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, recante "Disciplina della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, delle società e delle associazioni anche prive di personalità giuridica", al fine di prevedere una puntuale tutela per tutti quei dipendenti e/o collaboratori di società che abbiano segnalato illeciti di cui siano venuti a conoscenza nell'ambito delle proprie mansioni lavorative.

In particolare, ai sensi del nuovo articolo 6 del Decreto 231, i Modelli di Organizzazione, gestione e controllo adottati ai sensi del Decreto 231 già dovevano essere integrati al fine di prevedere, misure volte a garantire la tutela del segnalante da atti di ritorsione o discriminatori nei confronti del segnalante e, più in generale, un uso puntuale e non abusivo del nuovo strumento di segnalazione.

La nuova normativa, introdotta di recente per mezzo del D. Lgs. 24/2023 in attuazione della sopraccitata Direttiva europea:

- individua l’ambito oggettivo e soggettivo di applicazione, nonché le definizioni rilevanti;

- reca norme in materia di segnalazioni interne, esterne e di divulgazioni pubbliche, fissando al contempo puntuali obblighi di riservatezza;

- predispone strumenti per la tutela dei segnalanti, fissando le condizioni per l’applicazione delle misure di protezione e prevedendo presidi a fronte di eventuali ritorsioni, misure di sostegno e ipotesi di limitazioni della responsabilità.

Quali fatti o atti possono essere oggetto di una segnalazione?

Non esiste una lista tassativa di reati o irregolarità che possono costituire l'oggetto del Whistleblowing. Vengono considerate rilevanti le segnalazioni che riguardano comportamenti, rischi, reati o irregolarità a danno dell'interesse pubblico o privato dell’Ente. Il Whistleblowing non riguarda le lamentele di carattere personale del segnalante, solitamente disciplinate da altre procedure.

In particolare, la segnalazione può riguardare azioni od omissioni, commesse o tentate:

• penalmente rilevanti;
• poste in essere in violazione dei Codici di comportamento o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare;
• suscettibili di arrecare un pregiudizio patrimoniale all’Ente;
• suscettibili di arrecare un pregiudizio all'immagine dell'Ente;
• suscettibili di arrecare un danno alla salute o sicurezza dei dipendenti, utenti e cittadini o di arrecare un danno all'ambiente;
• pregiudizio agli utenti o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso L'Ente;
• poste in essere in violazione della normativa interna e/o europea.

Chi è preposto alla ricezione e alla gestione delle segnalazioni?

L'Organismo di Vigilanza riceve in via esclusiva, attraverso i due canali, le segnalazioni circa presunte violazioni e comportamenti non in linea con il Codice di Comportamento, il Codice Etico Fornitori, il Modello Organizzativo. L’Organismo di Vigilanza valuta le segnalazioni pervenutegli per decidere se:

•           mettere in lavorazione la segnalazione promuovendo degli approfondimenti;

•           inoltrare la segnalazione alle Funzioni competenti richiedendo un riscontro sulle azioni intraprese;

•           procedere all'archiviazione della segnalazione (rigetto), motivando adeguatamente la scelta effettuata.

Qualora lo ritenga opportuno e la modalità di segnalazione lo consenta, può interpellare sia il segnalante per ottenere maggiori informazioni, sia il presunto autore della violazione, dando inoltre luogo a tutti gli accertamenti e le indagini che siano necessarie per appurare la fondatezza della segnalazione. Per le verifiche, l’Organismo di Vigilanza può avvalersi operativamente del supporto delle Funzioni aziendali interessate o di consulenti esterni. L’utilizzo della piattaforma informatica consente non solo all’Organismo di Vigilanza di dialogare (anche in forma anonima) con il segnalante, ma consente a quest’ultimo di verificare in qualsiasi momento lo stato e l’esito della segnalazione grazie alle credenziali di accesso.

Come vengono trattate le segnalazioni di utenti non provvisti di credenziali (segnalazioni anonime)?

È da rilevare che la norma prevede la riservatezza e non l'anonimato. Il dipendente o collaboratore o chiunque voglia segnalare un illecito deve quindi dichiarare le proprie generalità che saranno mantenute riservate.

È prevista ad ogni modo una modalità di segnalazione che non prevede la registrazione (modalità anonima), modalità su cui peraltro si fonda una buona parte delle segnalazioni.

Le modalità di ricezione e la gestione di queste segnalazioni, se non supportate dalla manifestazione della propria identità e da prove certe, hanno tuttavia trattamenti diversi rispetto a quelli specificamente previsti dalla legge sul Whistleblowing.

L’OdV manterrà riservate le segnalazioni nel rispetto del quadro normativo e valuterà l'opportunità di procedere alla verifica delle stesse.

La possibilità di anonimato può causare un eccessivo numero di segnalazioni?

L'anonimato può rivelarsi utile in quanto culturalmente si è diffidenti circa le modalità di gestione dei dati personali e perché anche le segnalazioni anonime possono contenere informazioni e fatti di importanza rilevante o comunque da approfondire. L'approfondimento può essere svolto tramite la piattaforma interagendo in maniera anonima con il segnalante stesso.

Al fine di ricevere segnalazioni ben circostanziate, indubbiamente è utile predisporre delle precise procedure interne, indicando le casistiche che possono essere prese in considerazione e precisando che le segnalazioni anonime saranno prese in considerazione solo se sufficientemente dettagliate.

In ogni caso, all'interno del software, le segnalazioni anonime sono distinte da quelle provenienti da utenti registrati e possono essere trattate secondo le modalità indicate dall'ente.

Come viene gestita l'identità del mittente della segnalazione?

Le segnalazioni e l'identità del dipendente che effettua una segnalazione sono altamente riservate. Il software, con modalità strettamente aderenti alla norma, separa la segnalazione dall'identità del segnalante. L'accesso all'identità del segnalante è pertanto concessa esclusivamente all’OdV tramite stretta procedura di sicurezza, che registra l'accesso all'identità, con richiesta della motivazione.

Il software registra tutte le attività e gli accessi, incluso l'accesso motivato all'identità del segnalante da parte del responsabile anticorruzione.

Il software genera inoltre l'impronta del messaggio che viene inviata via mail o pec al segnalante al fine di garantire che le segnalazioni inoltrate siano inalterate e non modificabili.

Dal punto di vista informatico è quindi garantita l'assoluta inviolabilità dei sistemi e la massima riservatezza.

Perché il software Whistleblowing? Le segnalazioni di reati non dovrebbero essere fatte alla magistratura?

In primis, perché è un obbligo normativo. Inoltre, non tutti i fatti sono penalmente rilevanti e denunciabili alla magistratura.

Lo scopo principale del Whistleblowing è quello di prevenire o risolvere un problema internamente e tempestivamente e dare la possibilità di segnalare un illecito con uno strumento altamente sicuro e riservato.

Diversi illeciti prevedono, infatti, un intervento disciplinare cautelativo che l’Ente deve intraprendere congiuntamente alla segnalazione all'autorità giudiziaria competente.